Depuis son origine, l’Association s’est organisée dans le respect du principe fondamental de ses statuts: la défense des personnes atteintes d’un handicap intellectuel et, pour mettre en œuvre cette mission, la création et la gestion d’établissements et services permettant de répondre aux principales difficultés de ces personnes.
Depuis sa création, il y a 60 ans, l’Association est passée d’une structure purement bénévole à un ensemble qui rassemble plus de 500 adhérents mais aussi, près de 800 salariés prenant en compte la situation de plus de 1850 personnes. Cela nécessite une organisation à même de garantir le respect des buts originaux.
Une organisation au service d’un projet…
Au cours des ans, avec la création de nouveaux établissements et services, il a fallu se doter d’une organisation fédératrice de l’ensemble. Il y a d’une part l’activité propre de l’Association et d’autre part la gestion des moyens créés par celle-ci. Ces deux entités forment un tout indissociable car l’Association a fait le choix de ne pas séparer ses moyens de sa politique. Elle a toujours souhaité garder en lien les ressorts de son projet global, sa force de proposition et les moyens de son action. Son organisation actuelle est le reflet de ce souhait.
Naissance du Siège
Jusqu’alors les établissements et services étaient structurés en tant qu’entité particulière. Mais leur nombre croissant a amené de nouvelles réflexions quant à l’organisation du projet associatif. L’idée d’un Siège social prend forme.
Son rôle est avant tout de conduire le projet associatif et de permettre le fonctionnement des obligations statutaires de l’Association mais aussi, de favoriser l’expression du projet au travers d’actions d’informations, d’animations militantes et conviviales.
Direction Générale
Peu à peu le Siège social va devenir le lieu de concertation et de coordination des établissements. Il commence à réunir les moyens de la gestion et de l’organisation de ceux-ci et devient la Direction Générale de l’association.
Celle-ci prend en compte l’action associative d’une part et la direction des établissements et services d’autre part. C’est de cette façon que l’association fonctionne aujourd’hui.
Depuis août 1996, l’Adapei du Morbihan – les Papillons Blancs a installé son Siège social au 2, Allée de Tréhornec à Vannes.
La Direction Générale y assure l’organisation et le fonctionnement de l’Association et la direction des établissements et services. Ces locaux permettent aux administrateurs de se réunir et de participer à l’animation de la vie associative au travers des diverses commissions.
Les instances politiques de l’Association ont choisi de mettre en œuvre leur projet au travers du Siège social et d’en confier la responsabilité à un Directeur Général : Yann ZENATTI. Ce dernier, par délégation des organes statutaires, est son représentant pour la direction administrative, comptable, financière et qualitative. Depuis 2008, le Siège social a obtenu son agrément. Son financement est pris en compte dans le budget des établissements.
L’équipe du Siège
Le Directeur Général est assisté par un Secrétaire Général et une Directrice des Ressources Humaines.
Cette équipe est complétée par les Responsables des différentes structures.
Le Siège comprend d’une vingtaine de personnes :
– pour la partie gestion : DAF, RAF, contrôleur de gestion et comptables, gestion de la flotte véhicules et des assurances
– pour la gestion du personnel : DRH, RH, assistants RH, formations
– et directement auprès du Directeur Général et du Secrétaire Général : assistante de direction, assistante de communication, économiste en charge du patrimoine.
La Direction Générale est en lien direct avec les responsables de structures et leurs équipes pour les différentes responsabilités.
Les missions du Siège
Les missions s’expriment dans divers domaines :
- Gestion administrative
Suivi de l’administration des responsabilités de l’Association gestionnaire d’établissements à l’égard de toutes les instances administratives concernées (démarches, courriers, dossiers à compléter, etc…)
- Gestion du personnel
Mettre en œuvre les responsabilités de l’employeur qu’est l’Adapei du Morbihan : établissement des contrats de travail, suivi des salaires, représentation auprès des partenaires sociaux, gestion des ressources humaines.
- Gestion comptable et financière
En lien avec les responsables des établissements et services, assurer la gestion, les budgets prévisionnels, la réalisation des bilans et comptes administratifs, y compris la négociation avec les autorités de tarification.
- Gestion de la qualité des services
– Mise en en place et tenue à jour d’un outil de références techniques permettant une information permanente et disponible pour mettre en oeuvre les buts de l’Association.
– Étude des populations accueillies, analyse des besoins, réflexion sur les réponses à apporter et élaboration de prises en charge qualitatives.
– Contrôle de la cohésion des différents projets d’établissements entre eux, afin de proposer aux personnes handicapées accueillies des prestations de qualité et inscrites dans une continuité en rapport avec le projet associatif (accompagnement, encadrement, prestations de soins, éducatives, pédagogiques, etc…).
– Tenue à jour des listes d’attente de tous les établissements et centralisation au siège afin de connaître les besoins, leurs évolutions à court, moyen et long termes.
– Participation à toutes les études programmées soit par le département ou la région.
Assistance aux personnes et aux familles, aide et accompagnement dans toutes les démarches, défense et recours.
- Mission de représentation
Représentation de l’Association dans toutes les instances où elle siège soit de droit, soit par sollicitation par rapport à son importance et à la diversité et la complémentarité de ses services et de son expérience.
- Etude des nouveaux projets
Il s’agit, suite à l’étude des besoins du département et au développement de la politique de l’Adapei du Morbihan, de travailler à construire les projets de prise en charge des enfants, adolescents et adultes reconnus handicapés mentaux par la Commission Départementale de l’Autonomie, n’étant pas pris en charge actuellement et relevant des missions que l’Association a le devoir de mettre en œuvre.
- Gestion du patrimoine
Il s’agit de mettre en œuvre les responsabilités de l’Association, propriétaire et locataire d’un patrimoine important puis d’en assurer le suivi de l’entretien (suivi de chantiers lors de la création, de l’extension ou de la rénovation d’un établissement).
- Communication
Communication interne et externe de l’Association par tous les moyens et supports actuels : newsletters, réseau interne, plaquettes, sites Internet, intranet, etc…
L’ensemble de ces missions s’exerce en lien permanent avec les établissements et services, dans le cadre du projet défini par l’Association.
Il se décline du projet associatif aux projets d’établissements et s’intègre dans la démarche globale définie par les statuts.
